L’audit de renouvellement marque la fin du cycle initial de certification Qualiopi. Trois ans après l’audit initial, il vise à vérifier que votre système qualité reste conforme, opérationnel et évolutif.
Contrairement à une idée reçue, l’audit de renouvellement n’est pas une simple formalité : il exige de démontrer que vos pratiques ne se sont pas figées, que les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) sont toujours respectées, et que la démarche qualité est intégrée dans la gestion quotidienne de votre organisme.
Voici une méthode concrète pour aborder cette étape sereinement et éviter les erreurs fréquentes.
Cet audit est réalisé avant la fin de validité de votre certificat Qualiopi, pour renouveler votre certification pour 3 années supplémentaires.
Il vise à :
Le renouvellement de la certification Qualiopi est aussi l’occasion de réévaluer votre relation avec votre organisme certificateur. Rien ne vous oblige à rester avec le même. Vous pouvez tout à fait changer de certificateur si vous estimez qu’un autre correspond mieux à vos besoins, à votre budget ou à votre manière de travailler.
Les raisons pour changer de certificateur Qualiopi sont diverses:
Expérience insatisfaisante lors du premier audit (communication, suivi, accompagnement, etc.)
Écarts de tarifs significatifs entre certificateurs, parfois plusieurs centaines d’euros
Souplesse et réactivité différentes selon les organismes
Recherche d’un meilleur accompagnement ou d’un interlocuteur plus pédagogue
Le changement est simple :
Contactez le nouveau certificateur et demandez-lui un devis pour un audit de renouvellement. Consultez la liste des certificateurs Qualiopi.
Informez votre certificateur actuel que vous ne reconduirez pas le contrat. Aucune justification n’est nécessaire.
Transmettez votre ancienne attestation Qualiopi au nouveau certificateur pour qu’il reprenne l’historique de votre cycle de certification.
💡 Bon à savoir : Cela ne change en rien le déroulé de l’audit de renouvellement.
L’audit de renouvellement doit être réalisé avant la date d’expiration du certificat Qualiopi. Il est vivement conseillé de l’anticiper au moins 3 à 4 mois à l’avance.
Sans renouvellement à temps, votre certification expire automatiquement et vous perdez la possibilité de bénéficier de financements publics.
L’auditeur attend une vision globale et cohérente de votre démarche qualité, sur l’ensemble des 3 années écoulées.
Vous devez être en mesure de démontrer que :
💡 N’oubliez pas : le renouvellement porte sur la continuité, pas uniquement sur la conformité au jour de l’audit.
L’objectif de l’audit de renouvellement est de vérifier que les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) ont été respectées en continu pendant toute la période de certification. L’auditeur attend des preuves concrètes, datées, structurées qui couvrent plusieurs sessions de formation, sur chaque indicateur concerné.
Il ne s’agit pas uniquement de montrer des documents figés, mais de démontrer la régularité, la traçabilité et l’opérationnalité du système qualité.
Voici un tableau révisé des attendus, en phase avec les pratiques terrain et les exigences du guide de lecture Qualiopi :
| Critère | Preuves attendues |
|---|---|
| Critère 1 – Information du public | Captures d’écran et archives de programmes publiés, fiches pédagogiques actualisées, livret d’accueil, devis, pages web, mentions RGPD, exemples de communication précontractuelle envoyée (mail, courrier, etc.) |
| Critère 2 – Analyse des besoins du bénéficiaire | Grilles d’analyse de la demande, entretiens de positionnement, bilans d’entrée, résultats de questionnaires de pré-formation, preuves d’individualisation des parcours |
| Critère 3 – Adaptation aux publics bénéficiaires | Suivis individualisés (grilles de suivi, comptes rendus, adaptations mises en œuvre), aménagements pour personnes en situation de handicap, ajustements pédagogiques documentés |
| Critère 4 – Cadre de la formation | Feuilles d’émargement, attestations de présence, certificats de réalisation, accès aux plateformes pédagogiques, ressources actualisées, justificatifs de mise à disposition de matériel ou de supports |
| Critère 5 – Compétences des intervenants | CV actualisés, attestations de formation suivie, fiches de poste, preuves d’entretien professionnel, documents de veille métier/formateur, enregistrements de participation à des événements sectoriels |
| Critère 6 – Écosystème socio-économique | Conventions de partenariat, participation à des salons professionnels, comptes rendus de veille métier, échanges avec des financeurs ou OPCO, preuves de contacts avec les entreprises |
| Critère 7 – Amélioration continue | Bilans qualité annuels, indicateurs de performance (taux d’abandon, taux de satisfaction, taux d’insertion), tableaux de suivi, plan d’actions mis à jour, traçabilité du traitement des réclamations, synthèse des évolutions du dispositif |
Attention : les preuves doivent être réelles, contextualisées et datées. Un seul exemple générique ne suffit pas.
💡 L’auditeur pourra exiger plusieurs exemples, tirés de différentes sessions, pour vérifier la régularité de mise en œuvre.
Votre activité a sans doute évolué depuis l’audit initial : nouveaux dispositifs, nouveaux outils, changement de périmètre, formats à distance… L’auditeur vérifiera que :
Une évolution non maîtrisée est souvent à l’origine de non-conformités lors des audits de renouvellement.
Un audit blanc est l’outil le plus efficace pour se préparer à un audit de renouvellement. Il permet de :
💡 L’audit blanc vous offre aussi l’opportunité de sensibiliser votre équipe aux enjeux du renouvellement.
📩 Si besoin, je propose un accompagnement comprenant la réalisation d’un audit blanc, la mise en place d’un plan d’actions et une session pour valider les corrections.
Le renouvellement est un audit complet, qui peut être réalisé à distance ou en présentiel. L’auditeur attend :
👉 N’inventez rien. Montrez ce que vous faites. Et soyez prêt à expliquer pourquoi.
| Étape | Objectif | À prévoir |
|---|---|---|
| ✅ Planifier l’audit à temps | Éviter la perte de certification | Fixer la date à M-6 avec le certificateur |
| ✅ Mettre à jour vos documents | Réactualiser vos procédures et outils | Relecture complète du système qualité |
| ✅ Rassembler vos preuves | Prouver la continuité des actions | Documents sur 3 ans, multi-sessions, actualisés |
| ✅ Consolider les plans d’amélioration | Répondre au critère 7 | Historique des actions engagées, analyse des résultats |
| ✅ Formaliser les évolutions | Aligner la certification sur l’activité réelle | Justifier les changements, actualiser le périmètre |
| ✅ Réaliser un audit blanc | Se mettre en condition réelle | Audit interne ou accompagnement externe |
| ✅ Mobiliser votre équipe | Fluidifier les échanges en audit | Préparer les collaborateurs concernés, sécuriser les preuves |
Anticipez votre audit en toute sérénité grâce à un accompagnement complet et structuré. Je vous aide à consolider vos pratiques qualité et à aborder l’audit avec confiance à travers :
Un audit blanc complet pour évaluer votre conformité et identifier les points de vigilance.
Un plan d’actions correctives personnalisé, priorisant les critères à risque.
Un rendez-vous de suivi pour valider la mise en œuvre des ajustements.
Une assistance le jour J, si nécessaire, pour répondre sereinement aux demandes de l’auditeur.
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