Après l’audit initial, l’audit de surveillance Qualiopi constitue une étape clé du cycle de certification. Obligatoire pour tous les organismes certifiés, il intervient entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification, et vise à vérifier le maintien de la conformité au Référentiel National Qualité (RNQ).
Souvent perçu comme une formalité, cet audit n’est pourtant ni allégé, ni automatique. En réalité, il demande une préparation rigoureuse, adaptée à l’évolution de l’activité et à la maturité du système qualité mis en place.
Dans cet article, je vous propose une méthodologie complète pour aborder sereinement cette échéance, éviter les non-conformités évitables et sécuriser votre cycle de certification.
Comprendre le rôle de l’audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance permet de :
- Vérifier la continuité de la conformité aux critères du RNQ ;
- Vérifier le respect de la charte d’usage de la marque Qualiopi ;
- Mesurer la mise en œuvre effective des actions correctives décidées lors de l’audit initial ;
- Apprécier l’amélioration continue du système qualité ;
- S’assurer de la cohérence entre l’activité déclarée et l’activité réelle.
Il ne s’agit pas d’un simple contrôle administratif : c’est un audit à part entière, réalisé par un auditeur accrédité sur la base de vos pratiques réelles. L’objectif n’est pas de juger votre organisation « sur le papier », mais bien d’évaluer votre conformité dans la durée, preuves à l’appui, sur vos sessions réelles et votre fonctionnement opérationnel.
Cela dit, tous les indicateurs du référentiel ne sont pas systématiquement audités. Le périmètre dépend du type de prestations concernées, de votre historique qualité et du temps imparti à l’auditeur.
Les indicateurs obligatoirement audités :
Les indicateurs qui ne peuvent entraîner que des non-conformités majeures ;
Les indicateurs n°1, 17 et 19 ;
L’indicateur n°3 pour les certificateurs RNCP/RS ;
Les indicateurs non traités lors de l’audit initial, dans le cas d’une durée de certification inférieure à 3 ans.
Les autres indicateurs sont audités si le temps le permet. Il est donc conseillé de maintenir un haut niveau de conformité sur l’ensemble du référentiel, sans se concentrer uniquement sur les points “à risque”.
Les règles d'usage de la marque Qualiopi :
Voici quelques règles incontournables :
- Le logo Qualiopi doit être utilisé sans modification de couleur, de proportions ou de police ;
- Il doit toujours être accompagné de la mention légale :
« La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : Actions de formation / VAE / Bilan de compétences / CFA » (selon votre périmètre) ; - Le certificat Qualiopi en cours de validité doit être affiché dans vos locaux et accessible depuis votre site internet, de façon claire ;
- Vous ne pouvez pas utiliser la marque à des fins commerciales mensongères, ni la transférer à un partenaire ou sous-traitant non certifié.
- Le respect de la charte d’usage de la marque Qualiopi est une obligation intégrée à la certification. En cas d’erreur d’usage (logo déformé, mal placé, mentions absentes…), vous vous exposez à une non-conformité immédiate, même si le reste de votre audit est conforme.
Tous les détails sont disponibles dans la charte officielle de la marque Qualiopi.
Respecter les délais réglementaires de l'audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance doit impérativement avoir lieu entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification initiale ;
En cas de non-respect du délai, votre certification peut être suspendue, voire annulée.
Bon réflexe : contactez votre organisme certificateur dès le 12e mois pour bloquer une date d’audit compatible avec vos échéances.
Préparer votre audit de surveillance Qualiopi
Vous devez démontrer que vos pratiques sont toujours conformes, mais aussi actives, traçables et mises à jour. L’audit de surveillance porte sur la période post-audit initial, et l’auditeur attend des preuves récentes.
C’est bien l’auditeur qui choisit l’échantillon sur la base de l’ensemble des prestations réalisées depuis l’audit initial.
Pour chaque critère, préparez des éléments de preuve, notamment :
| Critère | Éléments à fournir |
|---|---|
| Critère 1 : Information du public | Programmes à jour, site web actualisé, livret d’accueil modifié si besoin, traçabilité des infos transmises |
| Critère 2 : Analyse des besoins | Outils de positionnement, questionnaires d’entrée, adaptation individualisée, suivi pédagogique |
| Critère 3 : Adaptation des parcours | Grilles de suivi individuel, preuves de personnalisation, aménagements pour le handicap |
| Critère 4 : Moyens pédagogiques | Accès aux ressources numériques, matériel utilisé, preuves d’actualisation des contenus |
| Critère 5 : Compétences des formateurs | CV actualisés, justificatifs de compétences et de formation continue, suivi des intervenants externes |
| Critère 6 : Environnement professionnel | Convention de partenariat, actions de veille métiers, documentation issue des réseaux professionnels |
| Critère 7 : Amélioration continue | Bilan qualité, traitement des réclamations et difficultés, suivi des non-conformités, plan d’action mis à jour |
À ne pas négliger :
- Les non-conformités de l’audit initial doivent avoir été levées et justifiées ;
- L’activité doit rester cohérente avec le périmètre certifié.
Anticiper les évolutions de votre activité
L’auditeur vérifie que la certification est toujours en phase avec votre activité réelle. En cas de changement, vous devez l’avoir formalisé et intégré dans votre système qualité :
- Nouvelles actions de formation,
- Digitalisation de l’offre,
- Changement d’équipe ou de modalités pédagogiques,
- Nouveaux publics cibles (VAE, FOAD, etc.),
- Nouvelle organisation ou locaux.
Pensez à mettre à jour vos processus, vos grilles d’analyse, vos modalités d’évaluation et vos indicateurs de suivi.
Réaliser un audit blanc avant le jour J
L’audit de surveillance reste un audit externe. Le meilleur moyen de s’y préparer est de se mettre en situation réelle, avec un regard critique sur l’ensemble du dispositif.
L’audit blanc a pour objectifs:
- d’évaluer le niveau de conformité actuel,
- de détecter les zones à risque ou les preuves manquantes,
- de renforcer la cohérence entre les documents, les pratiques et les discours.
Je propose une offre de formation incluant la réalisation d’un audit blanc, éligible à vos aides à la formation, pour vous préparer efficacement à l’audit de surveillance et éviter toute mauvaise surprise. En savoir plus
Le jour J : adopter la bonne posture
L’auditeur ne cherche pas à vous piéger, mais à vérifier ce que vous faites réellement. L’entretien d’audit repose sur l’observation des pratiques, la consultation des documents, et parfois des échanges avec les formateurs ou les bénéficiaires.
Mes conseils pour réussir:
- Préparez un plan de preuve clair et classé par indicateurs ;
- Répondez aux questions de manière factuelle ;
- Ne cherchez pas à masquer les dysfonctionnements : montrez les actions correctives mises en œuvre ;
- Assurez une cohérence entre vos dires, vos documents et vos outils.
Que faire en cas de non-conformités lors de l’audit de surveillance ?
Même avec une bonne préparation, il est possible que l’auditeur identifie une ou plusieurs non-conformités (NC) à l’issue de l’audit. Ces constats ne signifient pas nécessairement la perte de votre certification, mais ils nécessitent une réaction rapide, rigoureuse et structurée.
Une non-conformité mineure signale un écart partiel avec le référentiel, sans remise en cause globale du critère concerné. Elle nécessite une action corrective documentée mais ne bloque pas votre certification.
Une non-conformité majeure indique une défaillance susceptible d’avoir un impact significatif sur la qualité de vos prestations. Elle peut entraîner la suspension ou le non-renouvellement de la certification si elle n’est pas levée dans les délais.
Après l’audit, vous recevrez un rapport d’audit détaillant les NC constatées. Vous disposez alors de 3 mois en cas de NC majeure et 6 mois en cas de NC mineure pour transmettre à votre organisme certificateur :
une analyse de la cause de chaque non-conformité ;
les actions mises en œuvre ou prévues pour y remédier ;
les preuves de correction associées, datées et concrètes (documents modifiés, nouvelles procédures, mises en œuvre effectives, etc.).
Ce plan d’action sera ensuite analysé par le certificateur. Il pourra :
lever les NC, si les preuves sont jugées suffisantes ;
demander des compléments ou corrections ;
en cas d’insuffisance persistante, suspendre ou retirer la certification.
Si la certification est suspendue ou retirée :
vous ne pouvez plus communiquer sur Qualiopi ;
vos actions ne sont plus éligibles aux financements publics (CPF, OPCO, France Travail, etc.) ;
vous devrez demander un nouvel audit complet après régularisation pour récupérer la certification.
Pour éviter tout désagrément, n’hésitez pas à me consulter pour que je vous accompagne dans la préparation et le suivi de votre audit de surveillance.
