Lors d’un audit Qualiopi, l’auditeur évalue la manière dont l’organisme de formation met en œuvre son système qualité. Concrètement, il examine l’organisation interne et les preuves apportées afin de vérifier la conformité avec les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel national qualité. Tous ces indicateurs ne sont pas nécessairement applicables : leur exigibilité varie en fonction des prestations proposées par l’organisme (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage).
Chaque organisme reste libre de déployer son organisation qualité selon ses propres méthodes et outils. L’audit repose avant tout sur un objectif de résultat, et non sur une obligation de moyens strictement imposés. Toutefois, certains documents demeurent indispensables pour réussir son audit, car ils constituent des preuves incontournables de la conformité au référentiel et facilitent le travail de l’auditeur.
La réglementation oblige l’organisme de formation à mettre en place un certain nombre de documents administratifs obligatoires liés à l’organisation d’une action de formation, d’un bilan de compétence ou d’une VAE :
Ces documents peuvent être exigés dans le cadre d’un audit Qualiopi mais seront surtout demandés dans le cadre d’un contrôle réglementaire par les entités de l’état.
La certification Qualiopi impose une obligation de résultat et non de moyens. A ce titre elle suggère des éléments de preuves sans exiger de formalisme particulier. Nous vous avons donc concocté à titre indicatif la liste des documents indispensables à présenter lors de votre audit Qualiopi :
L’ensemble de ces documents doivent bien sûr être mis en œuvre systématiquement pour chaque action de formation, bilan de compétence ou VAE réalisé, quelle que soit l’origine du financement. L’auditeur vérifiera cette mise en œuvre en sélectionnant par échantillonnage un ou plusieurs exemples pour chaque type d’action.
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