Lorsque l’on devient organisme certificateur, une question revient rapidement :
comment s’assurer que sa certification reste pertinente, cohérente avec les besoins du marché et correctement pilotée pendant toute sa durée d’enregistrement ?
L’un des outils les plus utiles pour répondre à cette question est le conseil de perfectionnement.
Souvent évoqué dans les dossiers de certification professionnelle, il est pourtant parfois mal compris. Certains organismes le vivent comme une formalité administrative annuelle. D’autres ne savent pas réellement qui inviter, quels sujets traiter ou quels documents produire.
Pourtant, lorsqu’il est correctement organisé, le conseil de perfectionnement devient un véritable outil de pilotage de la certification RS ou RNCP.
Il permet de prendre de la hauteur sur les résultats obtenus, d’écouter les professionnels, d’identifier les évolutions du métier ou des compétences et de préparer progressivement le futur renouvellement de la certification.
Alors, qu’est-ce qu’un conseil de perfectionnement ? À quoi sert-il ? Qui doit y participer ? Comment l’organiser ? Et quels documents faut-il conserver ?
Voici le guide complet.
Dans le cadre d’une certification professionnelle enregistrée au Répertoire spécifique ou au RNCP, le conseil de perfectionnement est une instance permettant au certificateur de réunir périodiquement différentes parties prenantes afin d’analyser le fonctionnement et la pertinence de sa certification.
France compétences explique que la qualité du processus de certification suppose notamment de prévoir les moyens permettant de faire évoluer le dispositif afin qu’il reste en phase avec les besoins du marché du travail.
Elle précise que cette mission peut être assurée par un conseil de perfectionnement, un conseil pédagogique ou une autre instance associant professionnels et formateurs permettant de suivre l’évolution des besoins en compétences.
Autrement dit, le nom exact de l’instance importe finalement moins que sa fonction.
L’objectif est de disposer d’un espace structuré dans lequel le certificateur peut confronter son dispositif à la réalité professionnelle.
Son premier rôle est de répondre à une question fondamentale : ma certification correspond-elle toujours aux besoins des professionnels pour lesquels elle a été créée ?
Lors de l’enregistrement d’une certification, le certificateur démontre une adéquation entre les compétences certifiées et les besoins du marché du travail.
Mais cette adéquation n’est pas figée.
Les métiers évoluent.
De nouvelles technologies apparaissent.
La réglementation change.
Les pratiques professionnelles se transforment.
De nouvelles compétences peuvent devenir indispensables tandis que d’autres deviennent moins importantes.
Le conseil de perfectionnement permet donc de surveiller ces évolutions.
Il permet également de vérifier que la certification fonctionne correctement dans la pratique.
On pourra notamment y analyser :
Le conseil de perfectionnement devient ainsi un élément central de l’amélioration continue du dispositif de certification.
Il est particulièrement intéressant de penser le conseil de perfectionnement en perspective du renouvellement de la certification.
Une certification RS ou RNCP est enregistrée pour une durée limitée.
Pendant cette période, le certificateur accumule progressivement des informations extrêmement importantes :
résultats des candidats, données d’insertion ou d’évolution professionnelle, retours des professionnels, évolutions des métiers, difficultés rencontrées, contrôles des partenaires, réclamations, modifications du marché…
Si ces informations ne sont jamais analysées, elles restent de simples données.
Le conseil de perfectionnement permet justement de les transformer en décisions de pilotage.
Au moment du renouvellement, il devient alors beaucoup plus simple d’expliquer :
ce que vous avez observé,
ce que vous avez analysé,
ce que vous avez décidé,
et pourquoi votre certification doit éventuellement évoluer.
C’est aussi pour cette raison que je déconseille fortement d’attendre la dernière année d’enregistrement pour commencer à réfléchir au perfectionnement du dispositif.
Le renouvellement commence en réalité dès les premières promotions.
Il faut être précis sur ce point.
France compétences ne dit pas nécessairement que tous les certificateurs doivent disposer d’une instance portant exactement le nom de « conseil de perfectionnement ».
Dans son guide consacré au Répertoire spécifique, elle évoque un « conseil de perfectionnement, conseil pédagogique ou autre instance associant professionnels et formateurs » permettant de suivre l’évolution des besoins en compétences.
Ce qui compte donc avant tout est d’être capable de démontrer l’existence d’un dispositif permettant :
d’analyser les évolutions du marché, d’associer des professionnels et de faire évoluer la certification lorsque cela est nécessaire.
Dans la pratique, formaliser un conseil de perfectionnement identifiable, avec une composition définie, un ordre du jour, un compte rendu et un plan d’actions constitue une manière particulièrement simple de démontrer cette démarche.
Il n’existe pas une composition unique applicable à toutes les certifications.
Elle doit surtout être cohérente avec votre secteur professionnel et votre dispositif.
L’objectif est d’éviter de créer un conseil composé uniquement des salariés ou dirigeants de l’organisme certificateur.
Pourquoi ?
Parce que l’intérêt de cette instance repose précisément sur la confrontation des points de vue.
Une composition pertinente peut par exemple réunir :
un représentant de l’organisme certificateur ;
le responsable de la certification ;
un ou plusieurs professionnels exerçant les activités ou compétences visées ;
des employeurs ou représentants d’entreprises ;
des formateurs ou responsables pédagogiques ;
des membres de jurys ;
des partenaires habilités lorsqu’un réseau existe ;
éventuellement d’anciens candidats ou certifiés ;
éventuellement des représentants d’organisations professionnelles ou sectorielles.
Il n’est évidemment pas nécessaire d’inviter quinze personnes.
Mieux vaut cinq personnes réellement pertinentes qu’une instance très large dont les membres n’apportent aucune expertise exploitable.
Lorsque la certification est déployée grâce à un réseau de partenaires préparateurs, leur participation peut être particulièrement intéressante.
Ils sont en effet directement confrontés :
Ils peuvent donc fournir des informations très utiles.
Attention toutefois : le conseil de perfectionnement ne doit pas devenir uniquement une réunion commerciale avec votre réseau.
Le certificateur doit conserver une vision globale et intégrer différentes sources d’information.
En cas de réseau trop important, il est possible de présenter la synthèse d’une enquête réalisée en amont.
Il n’existe pas nécessairement une fréquence réglementaire unique applicable à tous les certificateurs.
En pratique, je recommande généralement au minimum une réunion annuelle.
Cette périodicité permet de disposer de suffisamment de recul tout en évitant de laisser passer plusieurs années sans analyse formalisée.
Pour certaines certifications très actives, disposant de nombreuses promotions ou d’un réseau important de partenaires, deux réunions par an peuvent également être pertinentes.
La fréquence doit donc être adaptée :
Une bonne réunion commence avant la réunion.
Quelques semaines avant la date prévue, le responsable de la certification doit préparer les données qui permettront aux membres de travailler.
L’objectif n’est pas simplement de demander : « Alors, qu’est-ce que vous pensez de notre certification ? »
Il faut fournir des informations objectives.
Nombre d’inscrits, nombre de candidats présentés, nombre de certifiés, taux de réussite, abandons, résultats par compétence ou par bloc.
Difficultés observées, critères fréquemment non acquis, retours des jurys, incidents d’évaluation, demandes d’aménagement.
Nombre, typologie, motifs et suites données.
Résultats des enquêtes de professionnalisation, évolution professionnelle, utilisation des compétences, satisfaction et retours qualitatifs.
Difficultés rencontrées, propositions d’amélioration, résultats des contrôles et éventuelles non-conformités.
Évolutions réglementaires, technologiques, sectorielles ou organisationnelles susceptibles d’impacter les compétences.
Offres d’emploi, études de branche, nouvelles pratiques professionnelles, nouveaux besoins exprimés par les employeurs.
France compétences attache précisément de l’importance à l’adéquation entre les compétences certifiées et les besoins du marché du travail.
Il ne suffit pas de faire la réunion : il faut garder les preuves. Pour chaque conseil de perfectionnement, conservez au minimum :
la composition de l’instance ;
les convocations ;
l’ordre du jour ;
les documents préparatoires ;
les indicateurs présentés ;
la feuille de présence ou la liste des participants ;
le compte rendu ou procès-verbal ;
les décisions prises ;
le plan d’actions ;
le suivi des actions décidées.
Beaucoup de nouveaux certificateurs savent ce qu’ils devraient faire, mais perdent énormément de temps au moment de formaliser les procédures et les documents.
Quel ordre du jour utiliser ?
Que mettre dans le PV ?
Quels indicateurs présenter ?
Comment suivre les décisions ?
Comment organiser les retours des jurys ou des partenaires ?
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