Lors de ces audits, l’auditeur questionne l’entreprise sur son organisation qualité pour vérifier sa conformité par rapport aux 7 critères et 32 indicateurs. Tous ne sont pas toujours applicables selon les activités dispensées par l’organisme.
La liste des documents obligatoires pour un organisme de formation
La réglementation oblige l’organisme de formation à mettre en place un certain nombre de documents administratifs obligatoires liés à l’organisation d’une action de formation, d’un bilan de compétence ou d’une VAE :
- Convention (avec une entité morale) ou Contrat (avec une personne physique)
- Intitulé exact de l’action de formation et la nature de son action (pour la connaitre, il vous suffit de vous reporter aux actions prévues par l’Art. L.6313-1 du Code du travail) ;
- Le numéro d’activité de l’organisme de formation ;
- Les modalités relatives au déroulement d’une action de formation et aux sanctions encourues par les stagiaires ;
- Le nombre de stagiaires ;
- La durée de la formation ;
- Les tarifs de la formation et les financements éventuels.
- CGV
- Modalités de paiement et pénalités
- Gestion de la propriété intellectuelle
- Mentions relatives au RGPD
- Modalités de réclamations et gestion des litiges
- Modalités de contact
- Garanties légales
- Dans le cas d’un contrat avec un particulier : modalités de rétractation et modalités de contact du médiateur à la consommation
- Règlement intérieur
- Mesures de santé et de sécurité appliquées dans les locaux de réalisation de la prestation
- Droits et devoirs des stagiaires
- Nature et échelle des sanctions prévues en cas de non-respect des mesures édictées par l’organisme de formation.
- Si la durée totale des formations est supérieure à 500 heures : les modalités d’élection de titulaires et représentants de stagiaires.
- Feuilles d’émargement par demi-journée pour les stagiaires et le formateur
- Certificat de réalisation (voir le modèle de l’état : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/certificat_de_realisation.pdf)
Ces documents peuvent être exigés dans le cadre d’un audit Qualiopi mais seront surtout demandés dans le cadre d’un contrôle réglementaire par les entités de l’état.
La liste des documents indispensables pour la certification Qualiopi
La certification Qualiopi impose une obligation de résultat et non de moyens. A ce titre elle suggère des éléments de preuves sans exiger de formalisme particulier. Nous vous avons donc concocté à titre indicatif la liste des documents indispensables à présenter lors de votre audit Qualiopi :
Critère n° 1 – Information des publics
- Programme de formation ou plaquette de la prestation
- Tableau de bord des indicateurs de performance
Critère n° 2 – Objectif et adaptation des prestations
- Synthèse du besoin identifié avec le commanditaire ou le(s) stagiaire(s)
- Déroulé pédagogique du parcours de la prestation
- Tableau croisé avec le référentiel d’activité, de compétences et d’évaluation pour les formations préparant à une certification inscrite au RNCP
- Procédure de vérification des pré-requis et de positionnement des acquis
Critère n° 3 – Accueil, suivi et évaluation du public
- Convention de formation ou d’accompagnement
- Règlement intérieur
- Conditions Générales de Vente
- Feuilles d’émargement
- Procédure de gestion des absences et abandons
- Pour les CFA:
- Carnet de liaison de l’apprenti et évaluation progressive des apprentissages
- Calendrier des événements socio-professionnels
- Support d’information des droits et devoirs des apprentis
- Pour les formations préparant à une certification inscrite au RNCP: Procédure de vérification des pré-requis de la certification
- Support d’évaluation des compétences acquises : QCM ou Grille d’évaluation complétée par le formateur
Critère n° 4 – Offrir un éco-système favorable aux apprentissages
- Liste du matériel nécessaire et disponible
- Présentation des conditions d’accueil, notamment un livret d’accueil
- Organigramme
- Fiche de fonction
- Liste des ressources transmises aux bénéficiaires
- Pour les CFA : Organigramme avec du personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, un référent handicap et un conseil de perfectionnement
Critère n° 5 – Qualification du personnel
- Organigramme
- Fiche de fonction
- Plan de développement des compétences
- Diplômes et preuves de compétences
- Entretien annuel
Critère n° 6 – Investissement dans l’environnement professionnel
- Tableau de veille
- Ressources handicap
- Contrat de sous-traitance
- Pour les CFA:
- Liste de partenaires socio-économiques
- Calendrier des actions favorisant l’insertion professionnelle
Critère n° 7 – Ecouter et prendre en compte les feedbacks, bons ou mauvais
- Enquêtes de satisfaction
- Procédure de recueil de la satisfaction
- Tableau d’amélioration continue
L’ensemble de ces documents doivent bien sûr être mis en œuvre systématiquement pour chaque action de formation, bilan de compétence ou VAE réalisé, quelle que soit l’origine du financement. L’auditeur vérifiera cette mise en œuvre en sélectionnant par échantillonnage un ou plusieurs exemples pour chaque type d’action.
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